# Archivio AI in locale per studi professionali e PMI Fonte: https://csd-station.it/archivio-ai/ ARCHIVIO AI / CSD STATION LA MEMORIA DEL TUO STUDIO. A PORTATA DI DOMANDA. ## Il tuo archivio. Finalmente risponde. Costruiamo la memoria della tua attività e la colleghiamo all’intelligenza artificiale: contratti, pratiche, email, scansioni, foto, audio e video diventano un’unica fonte di verità. Chiedi come faresti a un collega e ritrovi il documento in pochi secondi, con la fonte in vista. Tutti i dati restano in locale, sul tuo hardware. Raccontami il tuo archivio Partiamo da come archivi oggi. Anche se è un armadio di carta. - 100% in locale, sul tuo hardware - PDF, scansioni, email, audio e video - Ogni risposta con la sua fonte Il contratto di via Roma: quando si rinnova? IN LOCALE Contratto locazione via Roma.pdf trovato in 0,9 s Pagina 4 · articolo 7 …si rinnova tacitamente per altri quattro anni, salvo disdetta inviata sei mesi prima della scadenza… COLLEGATI Re: rinnovo contratto Visura catastale.pdf ESEMPIO SIMULATO PROVA Cosa entra nell’archivio PENSATO PER Studi legali e notarili Studi medici e dentistici PMI Pubbliche amministrazioni 01 / NON SOLO PDF ### Tutto ciò che il lavoro produce. In un’unica memoria. Un archivio vero non è fatto solo di PDF. Ci sono le email, le scansioni di vent’anni fa, le note vocali, le foto del sopralluogo, le riunioni registrate. L’AI le legge, le trascrive e le collega tra loro: cerchi una volta, in tutto. #### Documenti PDF, Word ed Excel letti per intero, non solo dal nome del file. es. «la clausola di recesso» #### Scansioni e carta Le pagine scansionate diventano testo cercabile. Anche quelle di vent’anni fa. es. la lettera del 1998 #### Email e allegati Messaggi e allegati collegati alla pratica e al cliente giusti. es. «documenti mancanti» #### Audio Dettature, riunioni e note vocali trascritte: arrivi al minuto esatto. es. minuto 14:32 #### Video Sopralluoghi, perizie e riunioni registrate: cerchi una frase, parti dal punto giusto. es. da 02:10 #### Immagini Foto, planimetrie e schemi, con le loro note e una descrizione cercabile. es. le foto del lato nord 02 / UNA FONTE DI VERITÀ ### Una risposta. Con le prove in mano. L’AI non risponde a memoria: cerca nei tuoi documenti e cita file, pagina o minuto. Apri l’originale e controlli in un clic. È configurata per dirti quando non trova un riscontro. - #### Cerca per significato Chiedi «proroga» e trova anche «rinnovo». Non serve ricordare le parole esatte, né il nome del file. - #### Ognuno vede il suo Permessi per persona o per ufficio: la ricerca mostra solo ciò che puoi aprire. - #### Si aggiorna da sola I file nuovi nelle cartelle concordate entrano nella memoria senza passaggi in più. DOMANDA ESEMPIO SIMULATO Entro quando dobbiamo mandare la disdetta per via Roma? RISPOSTA La disdetta va inviata almeno sei mesi prima della scadenza1. Il contratto scade il 31 gennaio 2028: quindi entro il 31 luglio 20271. Il proprietario ha chiesto di parlarne prima di quella data2. FONTI - 1Contratto locazione via Roma.pdf pag. 4, art. 7 Apri - 2Re: rinnovo contratto email del 3 marzo Apri Le risposte si verificano sull’originale: per questo la fonte è sempre lì. 03 / PER CHI ### Ogni attività ha la sua memoria. La facciamo parlare. Dove i documenti si accumulano da anni e ritrovarli costa tempo: studi professionali, aziende, uffici pubblici. Si parte dalle domande che fate ogni settimana. 01 #### Studi legali e notarili «Dov’è l’atto con quella servitù di passaggio?» Atti, fascicoli, precedenti e corrispondenza, cercati per contenuto. Anche l’archivio di carta, una volta scansionato. Meno ore tra gli scaffali. 02 #### Studi medici e dentistici «Quando abbiamo fatto l’ultima panoramica a questo paziente?» Referti, consensi, immagini e note organizzati per paziente, sul computer dello studio. L’archivio ritrova. La valutazione clinica resta tua. 03 #### PMI «Che condizioni avevamo fatto a quel cliente nel 2022?» Preventivi, ordini, manuali, schede tecniche ed email: il sapere dell’azienda non se ne va con le persone. Il sapere resta in azienda. 04 #### Pubbliche amministrazioni «Quale determina citava quel bando regionale?» Delibere, determine, protocolli e regolamenti, con accessi distinti per ufficio e servizio. Requisiti dell’ente verificati prima. Per dati sanitari ed enti pubblici valutiamo prima ruoli, misure di sicurezza e requisiti con il titolare del trattamento e, se presente, con il DPO. Hai uno studio notarile? Guarda la demo di Notaro OS 04 / I DATI RESTANO A CASA ### I tuoi dati. Il tuo hardware. La tua memoria. Archivio, indice e modello di intelligenza artificiale lavorano su un computer della tua attività: un piccolo server dedicato o l’hardware che hai già, se adatto. I documenti non vengono inviati a servizi AI esterni e la ricerca funziona anche senza internet. Backup, accesso da remoto e assistenza si concordano prima, dentro il perimetro che decidi tu. IL TUO STUDIO · RETE LOCALE Archivioi tuoi file, dove sono Indicetesto, trascrizioni, collegamenti Modello AIsul tuo hardware Le persone dello studio, ognuna con i suoi permessi Servizi AI esterninessun invio 05 / COME LAVORIAMO ### Dal caos delle cartelle. A una memoria che risponde. - 01 #### Mappiamo l’archivio Dove sono oggi i file: cartelle, NAS, email, carta. Decidiamo cosa entra e chi può vedere cosa. - 02 #### Scegliamo l’hardware Un piccolo server dedicato o i computer che hai già, dimensionati su volumi e persone. Prima di acquistare. - 03 #### Costruiamo la memoria Leggiamo, trascriviamo e indicizziamo. I file nuovi entrano da soli dalle cartelle concordate. - 04 #### Proviamo con le tue domande Facciamo le domande vere del tuo lavoro e controlliamo insieme risposte e fonti. Poi ti mostro come usarlo. PRIMA DI COMINCIARE ### Domande giuste. Risposte con la fonte. Che cos’è un archivio AI? È l’archivio digitale della tua attività, ordinato e collegato a un modello di intelligenza artificiale. Invece di ricordare in quale cartella hai salvato un file, fai una domanda come la faresti a un collega: il sistema cerca nel contenuto di documenti, scansioni, email, audio e video e ti mostra i file pertinenti, con la pagina o il minuto in cui si trova l’informazione. I dati restano davvero in locale? Sì, possiamo progettarlo interamente in locale: archivio, indice e modello AI lavorano sull’hardware della tua attività, senza inviare i documenti a servizi AI esterni. La ricerca funziona anche senza internet. Backup, accesso da remoto e assistenza si concordano prima e devono restare nel perimetro deciso insieme. Quali file può leggere? PDF, documenti Word ed Excel, email con i loro allegati, scansioni e foto di documenti, di cui viene riconosciuto il testo, immagini, registrazioni audio e video, di cui si trascrive il parlato. La qualità dipende dagli originali: una scansione illeggibile o un audio molto rumoroso danno risultati peggiori. L’AI può sbagliare? Sì. Per questo ogni risposta indica le fonti: file, pagina o minuto, da aprire e controllare. Il sistema è configurato per dirti quando non trova un riscontro nei documenti. Serve a ritrovare e riassumere: non sostituisce il giudizio professionale, e le decisioni restano tue. Chi può vedere cosa? Definiamo i permessi per persona o per ufficio: ognuno trova solo i documenti a cui ha accesso. Per dati sanitari, studi medici ed enti pubblici valutiamo prima ruoli, misure e requisiti con il titolare del trattamento e, se presente, con il DPO. Funziona anche con l’archivio di carta? Sì, una volta scansionato: il testo delle pagine diventa cercabile insieme al resto. Anche fascicoli e lettere di molti anni fa, se leggibili. La digitalizzazione del cartaceo si valuta a parte, in base ai volumi. Serve un computer potente? Dipende da quanti file archivi, da quante persone lo usano e da quanto devono essere rapide le risposte. Valutiamo un piccolo server dedicato o l’hardware che hai già, se adatto. Dimensionamento, prestazioni e costi si verificano prima di acquistare qualsiasi cosa. Quanto costa e come si inizia? Scrivimi su WhatsApp: raccontami che attività hai, quanti documenti archivi e dove si trovano oggi. Nel primo messaggio non allegare file o dati personali. Dopo un confronto definiamo perimetro, hardware e un preventivo dedicato, prima di iniziare. IL PROSSIMO PASSO ### Cosa vorresti ritrovare per primo? Raccontami che attività hai, dove tieni oggi i documenti e cosa cerchi più spesso. Partiamo da lì, prima di toccare un file. Nel primo messaggio non allegare documenti o dati personali. Raccontami il tuo archivio Oppure scrivimi un’email Condizioni del servizio Privacy e documenti dello studio Contatto: [WhatsApp](https://wa.me/393518628203) · [Email](mailto:carlo@csd-station.it)